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Vous venez d'un autre logiciel ?

Changer le logiciel qui fait tourner votre clinique soulève une question avant toutes les autres : vais-je perdre mon historique ?

Non. Vos clients, vos patients et leurs dossiers médicaux vous suivent — tout comme les documents que vous imprimez chaque jour. Cette page explique quoi préparer et comment se déroule le changement, pour que dès votre premier jour sur Veetz tout porte déjà votre identité.

Votre historique vous suit​

La migration est réalisée par notre équipe, elle ne repose pas sur vous. Ce que vous avez à faire, c'est rassembler ce que vous possédez ; nous nous chargeons d'en faire un compte Veetz opérationnel.

En général, les informations que les cliniques transfèrent comprennent :

  • Clients et propriétaires — coordonnées et historique
  • Patients — espèce, race, dates, identification
  • Dossiers médicaux — l'historique clinique de chaque animal
  • Produits et stock — articles, prix et quantités
  • Services et grille tarifaire — ce que vous facturez et à quel prix
Chaque clinique est différente

Le périmètre exact dépend de ce que votre logiciel actuel peut exporter et de la manière dont vos données sont organisées. Notre équipe examine vos fichiers avant tout démarrage et confirme avec vous précisément ce qui sera migré.

Préparer vos fichiers de données​

Exportez vos données depuis votre logiciel actuel et enregistrez-les dans l'un de ces formats :

  • .csv
  • .xls
  • .xlsx

Dans la mesure du possible, envoyez un fichier par type d'information — un pour les clients, un pour les patients, un pour les produits, et ainsi de suite. L'analyse est plus rapide et le résultat plus fidèle.

Impossible d'exporter depuis votre logiciel actuel ?

C'est plus fréquent qu'on ne le croit, et ce n'est pas une impasse. Certains logiciels dissimulent la fonction d'export, d'autres n'en proposent aucune. Parlez-en quand même à notre équipe — dans bien des cas, nous pouvons travailler directement avec votre base de données. Ne renoncez pas à votre historique à cause d'un bouton manquant.

Envoyez-nous vos documents et vos rapports​

C'est la partie qui fait la plus grande différence, et celle que presque tout le monde saute.

Chaque clinique a sa façon de rédiger une ordonnance, son texte de certificat, sa mise en page de compte rendu. Ce n'est pas un détail — c'est ce à quoi vos clients vous reconnaissent. Envoyez-nous ce que vous utilisez aujourd'hui et nous le recréons dans Veetz, pour que vous ne partiez pas d'une page blanche.

Ce qu'il faut rassembler :

  • Documents cliniques — ordonnances, certificats de bonne santé, comptes rendus d'examens, comptes rendus d'imagerie, consentements et décharges de responsabilité, fiches de consultation et d'hospitalisation
  • Documents administratifs — devis, reçus, ordres de service, étiquettes
  • Rapports — ceux que vous utilisez vraiment : chiffre d'affaires, clôture de caisse, créances clients, état du stock, consultations par période, rappels de vaccins
  • Votre logo — le fichier d'origine ou un PNG, pour que vos documents portent votre identité dès le premier jour

Un exemplaire imprimé de chacun suffit. Inutile de préparer quoi que ce soit ou de le rendre présentable — un scan ou une photo prise avec votre téléphone fait parfaitement l'affaire. Si vous préférez, masquez le nom du client.

Annotez ce que vous changeriez

Si quelque chose dans vos documents actuels vous dérange depuis des années — la formulation, l'ordre des informations, un élément manquant — écrivez-le directement sur la feuille avant de l'envoyer. Barrez, écrivez à côté ce qu'il faudrait lire. Cette annotation est la chose la plus utile que vous puissiez nous transmettre, et c'est bien plus simple que de décrire le problème par écrit.

Dans Veetz, ces documents sont les vôtres​

Une fois votre clinique en activité, vous n'êtes lié à aucun texte rédigé par nous. Ordonnances, certificats et comptes rendus s'écrivent dans un véritable éditeur de documents : vous mettez le document en forme comme vous le souhaitez, puis vous l'enregistrez comme votre propre modèle, que vous rouvrez en un clic dès que nécessaire.

L'éditeur insère aussi pour vous l'en-tête d'identification du patient, le bloc de signature du vétérinaire et la date — et vous pouvez dicter le texte à la voix au lieu de le saisir. Consultez Émission d'Ordonnances Numériques pour savoir à quoi vous attendre.

Comment se déroule le changement​

  1. Parlez à notre équipe. Dites-nous quel logiciel vous utilisez aujourd'hui et ce qui compte le plus dans votre quotidien.
  2. Nous vous indiquons quoi envoyer. Selon votre cas, notre équipe confirme les fichiers nécessaires et convient avec vous du meilleur moyen de les transmettre.
  3. Vous envoyez vos données et vos documents. Fichiers de données en .csv, .xls ou .xlsx, ainsi que les documents, rapports et logo décrits ci-dessus.
  4. Nous préparons votre compte. Vos données sont chargées et vos documents recréés dans Veetz.
  5. Vous commencez à travailler. Avec votre historique et vos documents déjà en place.

Offres et tarifs​

La migration des données est proposée en tant que service par notre équipe, et son périmètre varie selon la taille de votre clinique et l'état de vos données actuelles.

Contactez notre service client pour plus d'informations. Nous examinerons votre cas, vous expliquerons ce qui est possible et vous dirons précisément ce que le processus implique avant tout engagement.

Prochaines étapes​

Si vous rencontrez la moindre difficulté durant ce processus, n'hésitez pas à contacter notre support.