Registrar un Cobro
Registrar un cobro es lo que mantiene las cuentas por cobrar fieles a la realidad: lleva una cuenta de emitida a cobrada, actualiza el saldo pendiente y deja un historial claro de lo que entró y cuándo. Veetz facilita ambos casos: cobrar un valor por completo, o cobrar una parte ahora y el resto después.
Abrir el Diálogo de Cobro
Abre la cuenta desde la lista de Cuentas por cobrar. Hay dos formas de iniciar un cobro:
- En la sección Cuotas y cobros, haz clic en el botón de cobro de la cuota que quieras saldar.
- O usa el botón Registrar cobro en la parte superior de la cuenta, mientras aún haya un importe pendiente.
Se abre el diálogo Registrar cobro.
Completar el Cobro
- Cuota — a qué cuota se aplica este cobro. Una cuenta única tiene una; un plan en cuotas lista cada una aún abierta, con su vencimiento y valor pendiente.
- Importe — cuánto estás cobrando ahora. Para saldar la cuota por completo, usa su valor pendiente total; para un cobro parcial, indica menos.
- Fecha de cobro — el día en que entró el dinero.
- Método de cobro — cómo se recibió: Efectivo, Transferencia bancaria, Pix, Tarjeta, Cheque u Otro.
- Referencia externa — un identificador opcional externo a Veetz, como un número de transferencia o de transacción.
- Notas del cobro — cualquier detalle adicional que valga la pena registrar.
Haz clic en Registrar cobro para confirmar. Veetz informa "Receipt queued successfully." (El cobro se puso en cola con éxito).
El cobro debe ser mayor que cero y no puede superar el saldo pendiente. Si lo hace, Veetz advierte: "Receipt amount must be greater than zero and cannot exceed the outstanding balance." (El importe del cobro debe ser mayor que cero y no puede superar el saldo pendiente).
Cobros Totales y Parciales
- Cobro total — cobra el valor pendiente total de la cuota y esta queda Cobrada. Cuando todas las cuotas de una cuenta se cobran, la cuenta misma queda Cobrada.
- Cobro parcial — cobra menos que el valor pendiente y la cuenta queda Parcialmente cobrada. El valor Pendiente disminuye por lo que entró, y puedes registrar el resto después.
Cuando cobras un valor sin elegir una cuota específica, Veetz lo aplica a la cuota abierta más antigua primero, luego a la siguiente, de modo que el saldo siempre se salda en orden de vencimiento. Las tarjetas de resumen en la parte superior de la cuenta — Total, Cobrado y Pendiente — se actualizan al instante.
Cuanto más cerca de la realidad estén tus registros de cobro, más confiables serán tu saldo pendiente y tu previsión de entrada de caja. Adquiere el hábito de registrar un cobro el mismo día en que llega el dinero.
Cobros que Llegan de la Caja
Un cobro también puede llegar automáticamente cuando se registra un pago correspondiente en Pagos y Caja. Cuando eso ocurre, el saldo y el estado de la cuenta se actualizan solos: no hace falta registrarlo de nuevo aquí. Las cuentas por cobrar siempre son dueñas del título y del saldo, así que el dinero nunca se cuenta dos veces.
Cancelar una Cuenta por Cobrar
Si una cuenta se emitió por error o nunca se cobrará, ábrela y usa la acción eliminar (papelera) en la barra superior. Veetz te pide que confirmes — "Are you sure you want to cancel this receivable?" (¿Seguro que deseas cancelar esta cuenta por cobrar?) — y, una vez confirmado, deja la cuenta como Cancelada e informa "Receivable cancellation was queued." (La cancelación de la cuenta por cobrar se puso en cola). La cuenta sigue visible para el historial, pero ya no cuenta en lo que tienes por cobrar.
Son cosas distintas. Cancelar anula una cuenta que no debió cobrarse. Una reversión deshace un cobro registrado por error y devuelve el saldo a pendiente. Dar de baja marca la cuenta como Dada de baja cuando se concluye que no se cobrará. En todos los casos, el historial original se conserva, no se borra. La disponibilidad de cada acción puede depender de tu plan y tus permisos.
Próximos Pasos
- Adjuntar Documentos Financieros — adjunta el recibo o el comprobante a la cuenta.
- Seguimiento de la Cobranza — para valores que siguen pendientes y vencidos.
- Preguntas Frecuentes y Buenas Prácticas — respuestas a las dudas más comunes sobre cobros.
Si encuentras alguna dificultad durante este proceso, no dudes en contactar a nuestro soporte.