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Enregistrer un Encaissement

Enregistrer un encaissement est ce qui garde les comptes clients fidèles à la réalité : cela fait passer un compte de émis à encaissé, met à jour le solde restant dû et laisse un historique clair de ce qui est entré et quand. Veetz facilite les deux cas — encaisser une somme en totalité, ou en encaisser une partie maintenant et le reste plus tard.

Ouvrir la Boîte de Dialogue d'Encaissement​

Ouvrez le compte depuis la liste Comptes clients. Il y a deux façons de démarrer un encaissement :

  • Dans la section Échéances et encaissements, cliquez sur le bouton d'encaissement de l'échéance que vous voulez régler.
  • Ou utilisez le bouton Enregistrer un encaissement en haut du compte, tant qu'il reste un montant dû.

La boîte de dialogue Enregistrer un encaissement s'ouvre.

Remplir l'Encaissement​

  • Échéance — à quelle échéance cet encaissement s'applique. Un compte unique en a une ; un plan échelonné liste chacune encore ouverte, avec sa date d'échéance et son restant dû.
  • Montant — combien vous encaissez maintenant. Pour régler l'échéance en entier, utilisez son restant dû total ; pour un encaissement partiel, indiquez moins.
  • Date d'encaissement — le jour où l'argent est entré.
  • Mode d'encaissement — comment cela a été reçu : Espèces, Virement bancaire, Pix, Carte, Chèque ou Autre.
  • Référence externe — un identifiant facultatif externe à Veetz, comme un numéro de virement ou de transaction.
  • Notes d'encaissement — tout détail supplémentaire à enregistrer.

Cliquez sur Enregistrer un encaissement pour confirmer. Veetz indique "Receipt queued successfully." (L'encaissement a été mis en file d'attente avec succès).

Le montant doit tenir dans le solde

L'encaissement doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser le solde restant dû. S'il le dépasse, Veetz avertit : "Receipt amount must be greater than zero and cannot exceed the outstanding balance." (Le montant de l'encaissement doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser le solde restant dû).

Encaissements Totaux et Partiels​

  • Encaissement total — encaissez tout le restant dû de l'échéance et elle devient Encaissée. Lorsque toutes les échéances d'un compte sont encaissées, le compte lui-même devient Encaissé.
  • Encaissement partiel — encaissez moins que le restant dû et le compte devient Partiellement encaissé. La valeur Restant dû diminue de ce qui est entré, et vous pouvez enregistrer le reste plus tard.

Lorsque vous encaissez une somme sans choisir d'échéance précise, Veetz l'applique à l'échéance ouverte la plus ancienne d'abord, puis à la suivante — ainsi, le solde se règle toujours dans l'ordre des échéances. Les cartes de synthèse en haut du compte — Total, Encaissé et Restant dû — se mettent à jour instantanément.

Enregistrez les encaissements le jour où ils ont lieu

Plus vos enregistrements d'encaissement sont proches de la réalité, plus votre solde restant dû et votre prévision d'entrées de trésorerie sont fiables. Prenez l'habitude d'enregistrer un encaissement le jour même où l'argent arrive.

Les Encaissements qui Arrivent de la Caisse​

Un encaissement peut aussi arriver automatiquement lorsqu'un paiement correspondant est enregistré dans Paiements et Caisse. Dans ce cas, le solde et le statut du compte se mettent à jour d'eux-mêmes — inutile de l'enregistrer à nouveau ici. Les comptes clients sont toujours propriétaires du titre et du solde, de sorte que l'argent n'est jamais compté deux fois.

Annuler un Compte Client​

Si un compte a été émis par erreur ou ne sera jamais encaissé, ouvrez-le et utilisez l'action supprimer (corbeille) dans la barre supérieure. Veetz vous demande de confirmer — "Are you sure you want to cancel this receivable?" (Voulez-vous vraiment annuler ce compte client ?) — et, une fois confirmé, met le compte en Annulé et indique "Receivable cancellation was queued." (L'annulation du compte client a été mise en file d'attente). Le compte reste visible pour l'historique, mais ne compte plus dans ce que vous avez à encaisser.

Annuler, contre-passer et passer en perte

Ce sont des choses différentes. Annuler invalide un compte qui n'aurait pas dû être facturé. Une contre-passation annule un encaissement enregistré par erreur et ramène le solde à restant dû. Passer en perte marque le compte comme Passé en perte lorsqu'il ne sera pas encaissé. Dans tous les cas, l'historique d'origine est conservé, et non effacé. La disponibilité de chaque action peut dépendre de votre offre et de vos autorisations.

Prochaines Étapes​

Si vous rencontrez la moindre difficulté au cours de ce processus, n'hésitez pas à contacter notre support.