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Comptes Clients : FAQ et Bonnes Pratiques

Un guide court pour tirer le meilleur du module — les habitudes qui rendent vos entrées de trésorerie prévisibles et des réponses rapides aux questions que les cliniques posent le plus.

Bonnes Pratiques​

  • Enregistrez un compte client dès que le droit de facturer existe. Au moment où un service est facturé à terme, ajoutez-le. Un compte que vous voyez est une somme que vous n'oublierez pas d'encaisser.
  • Gardez le payeur, la catégorie, l'échéance et la description cohérents. Des données propres deviennent plus tard des filtres, des rapports et des routines de relance utiles.
  • Revoyez les comptes en retard chaque semaine. Ouvrez le raccourci En retard une fois par semaine et utilisez le filtre Ancienneté pour attaquer les plus anciens d'abord.
  • Enregistrez les encaissements le jour même où l'argent arrive. Cela garde fiables votre solde restant dû et votre prévision d'entrées de trésorerie.
  • Joignez les documents pertinents. Gardez le contrat, la facture et le reçu avec le compte auquel ils appartiennent.
  • N'utilisez la récurrence que pour des obligations réellement répétitives. Les forfaits et les abonnements conviennent à une règle récurrente ; une somme unique divisée en parts est un plan échelonné.
  • Vérifiez l'organisation et la devise avant d'enregistrer. Elles sont définies à la création et ancrent tout l'historique financier du compte.

Questions Fréquentes​

Quelle est la différence entre Comptes clients et Paiements et Caisse ?​

Comptes clients suit ce qui est dû — le titre, les échéances et le solde restant dû. Paiements et Caisse enregistre le mouvement réel de l'argent au comptoir. Un encaissement peut être saisi dans Comptes clients ou arriver automatiquement depuis Paiements et Caisse ; dans les deux cas, le solde reste la propriété du compte client, donc rien n'est compté deux fois. Voir Paiements et Caisse.

Puis-je encaisser une somme en plusieurs fois ?​

Oui. Dans la boîte de dialogue Enregistrer un encaissement, indiquez moins que le montant restant dû. Le compte devient Partiellement encaissé et garde le reste ouvert, pour que vous encaissiez le solde plus tard. Voir Enregistrer un Encaissement.

Comment trouver les comptes en retard ?​

Utilisez le raccourci En retard sur l'écran Comptes clients, ou réglez les filtres Statut et Ancienneté. Les dates en retard sont aussi mises en évidence dans la liste. Voir Explorer les Comptes Clients.

Comment voir tout ce qu'un client doit ?​

Saisissez le client dans le filtre Payeur. Combinez-le avec une plage de dates ou une tranche d'ancienneté pour voir les sommes dues par ce client sur une période. Les indicateurs se mettent à jour en conséquence.

Quelle est la différence entre un plan échelonné et une règle récurrente ?​

Un plan échelonné divise une somme en un nombre fixe de parts datées (par exemple, une chirurgie payée en trois). Une règle récurrente est une somme qui revient selon son propre calendrier, sans facturation unique derrière (par exemple, un forfait santé mensuel). Voir Créer un Plan Échelonné et Créer un Compte Récurrent.

Puis-je mettre en pause un compte récurrent ?​

Oui. Ouvrez la règle et utilisez Mettre en pause pour arrêter de générer de nouvelles occurrences, puis Reprendre quand vous voulez qu'elle continue. Annuler la règle y met fin définitivement ; les occurrences déjà générées restent dans vos enregistrements. Voir Créer un Compte Récurrent.

Quand dois-je annuler, contre-passer ou passer en perte un compte ?​

Annulez un compte qui n'aurait pas dû être facturé. Contre-passez un encaissement enregistré par erreur pour ramener le solde à restant dû. Passez en perte une somme dont vous avez conclu qu'elle ne sera pas encaissée. Dans tous les cas, l'historique d'origine est conservé. Voir Enregistrer un Encaissement.

Combien reste-t-il à encaisser sur un compte ?​

Ouvrez le compte et lisez les cartes de synthèse en haut : Total, Encaissé et Restant dû. La valeur Restant dû est ce qu'il reste à encaisser, toujours affichée avec son code de devise.

Que signifient les différents statuts ?​

  • Émis — créé et en attente d'encaissement.
  • Partiellement encaissé — une partie de la somme est entrée ; le reste est encore ouvert.
  • Encaissé — réglé en totalité.
  • Annulé — invalidé ; ne compte plus dans ce que vous avez à encaisser.
  • Passé en perte — reconnu comme une perte qui ne sera pas encaissée.

Que signifient les tranches d'ancienneté ?​

Elles montrent à quel point un compte est en retard : À échoir, 0-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours et Plus de 90 jours. Utilisez-les pour prioriser la relance — voir Suivi de la Relance.

Que se passe-t-il quand la connexion est instable ?​

Vos données récentes restent disponibles, et les actions financières comme enregistrer un encaissement ou faire avancer une étape de relance sont enregistrées sur votre appareil et envoyées automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. Seuls les documents privés nécessitent une connexion active pour être téléversés, téléchargés ou supprimés.

Si vous rencontrez la moindre difficulté au cours de ce processus, n'hésitez pas à contacter notre support.