Configurando y Abriendo una Agenda Profesional
Antes de que los colegas puedan reservar citas con un profesional — un veterinario, un peluquero o cualquier miembro del equipo — la agenda de ese profesional debe configurarse y abrirse. Este tutorial recorre toda la configuración: horario laboral, bloqueos de disponibilidad y el estado de reservas.
Para quién es esta guía: profesionales que administran su propia agenda y recepcionistas o gerentes que configuran agendas para el equipo.
Requisitos previos: la organización seleccionada en el Scheduler y su zona horaria correcta.
Por Qué las Agendas Empiezan Cerradas
Una agenda profesional recién creada está cerrada. Mientras está cerrada, otros usuarios no pueden reservar en ella — solo el profesional puede crear citas en su propia agenda. Esto es intencional: evita que la recepción llene un horario antes de que el profesional le haya dicho a Veetz cuándo trabaja realmente.
Una vez configurado el horario laboral y abierta la agenda, los colegas pueden reservar — y cada reserva se verifica contra el horario laboral, los bloqueos y las citas existentes.
Las reglas protegen la agenda de las reservas de otras personas. El profesional siempre puede crear citas en su propia agenda, incluso cerrada e incluso fuera del horario laboral — útil para compromisos personales y excepciones.
Abriendo la Configuración de la Agenda
- En la barra lateral izquierda, haz clic en Scheduler.
- En el filtro Organización, selecciona la unidad que estás configurando.
- En el filtro Profesionales, selecciona el profesional cuya agenda quieres configurar.
- Haz clic en Configuración de la agenda en la parte superior de la página.
El diálogo abre mostrando la zona horaria de la organización arriba y un aviso de estado: "La agenda está abierta para reservas." o "La agenda está cerrada. Solo el profesional puede reservar fuera de la disponibilidad configurada."
Paso 1 — Horario Laboral
La sección 1. Horario laboral lista los siete días de la semana, cada uno con un interruptor y una hora de inicio y fin (por ejemplo, 08:00 a 18:00).
- Activa el interruptor de cada día en que el profesional atiende.
- Escribe las horas de inicio y fin de cada día habilitado.
- Haz clic en Guardar horario laboral.
Aparece una confirmación cuando el horario queda guardado. A partir de ahí, las reservas hechas por colegas deben caber enteramente dentro del horario laboral del día de la semana correspondiente.
Ejemplo: la Dra. Ana opera de lunes a viernes, de 08:00 a 18:00, y no atiende los fines de semana. Solo lunes a viernes quedan activados.
Paso 2 — Bloqueos de Disponibilidad
Los bloqueos reservan períodos específicos en que el profesional no está disponible incluso dentro del horario laboral — un congreso, una semana de vacaciones, un dentista.
- En 2. Bloqueos de disponibilidad, elige el Inicio y el Fin del período.
- Escribe un Motivo (por ejemplo, "Congreso veterinario").
- Haz clic en el botón de agregar.
El bloqueo aparece en la lista de abajo con su motivo y período. Para eliminar un bloqueo, haz clic en su botón de borrar.
Mientras un bloqueo esté activo, los colegas no pueden reservar citas que lo superpongan.
Paso 3 — Estado de Reservas
La sección 3. Estado de reservas tiene dos botones:
- Abrir agenda — los colegas ya pueden reservar, respetando horario laboral y bloqueos.
- Cerrar agenda — los colegas dejan de poder reservar; el profesional mantiene acceso total a su propia agenda.
Haz clic en Abrir agenda cuando la configuración esté lista, y luego en Listo para cerrar el diálogo.
Resultado Esperado
- El aviso de estado muestra "La agenda está abierta para reservas."
- La recepción ya puede crear citas para este profesional dentro del horario configurado.
- Los intentos de reservar fuera del horario, dentro de un bloqueo o encima de una cita ocupada se rechazan con un mensaje claro — ver Problemas Comunes.
Reglas de Negocio que Vale Conocer
- Las reservas de colegas deben caber dentro del horario laboral de un solo día — una cita no puede cruzar la medianoche hacia un día libre.
- Los bloqueos siempre ganan: incluso con la agenda abierta, un período bloqueado rechaza reservas de colegas.
- Las citas marcadas como Mostrar como ocupado no pueden superponerse en la agenda del mismo profesional — esto aplica a todos, incluido el propio profesional.
- Cerrar una agenda no cancela las citas existentes; solo impide nuevas reservas de colegas.
Problemas Comunes
| Mensaje o síntoma | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Un colega ve "agenda cerrada" al reservar | La agenda nunca se abrió, o se volvió a cerrar | Abre Configuración de la agenda y haz clic en Abrir agenda |
| Reserva rechazada por estar fuera del horario laboral | El período no está totalmente dentro del horario de ese día | Ajusta la hora de la cita o amplía el horario laboral |
| Reserva rechazada por bloqueo | Un bloqueo de disponibilidad cubre el período | Elige otra hora, o elimina el bloqueo si está obsoleto |
| Botón Configuración de la agenda deshabilitado | Ninguna organización o profesional seleccionado en los filtros | Selecciona primero una organización y un profesional |
Artículos Relacionados
- Entendiendo la Zona Horaria de la Organización
- Buscando Horarios Disponibles
- Creando, Editando, Moviendo y Cancelando Citas
Si encuentras alguna dificultad durante este proceso, no dudes en contactar a nuestro soporte.