Configurer et Ouvrir un Agenda Professionnel
Avant que les collègues puissent réserver des rendez-vous avec un professionnel — vétérinaire, toiletteur ou tout membre de l'équipe — l'agenda de ce professionnel doit être configuré et ouvert. Ce tutoriel parcourt toute la configuration : horaires de travail, blocages de disponibilité et statut de réservation.
À qui s'adresse ce guide : aux professionnels qui gèrent leur propre agenda et aux réceptionnistes ou gestionnaires qui configurent les agendas de l'équipe.
Prérequis : l'organisation sélectionnée dans le Scheduler et son fuseau horaire correct.
Pourquoi les Agendas Démarrent Fermés
Un agenda professionnel tout juste créé est fermé. Tant qu'il est fermé, les autres utilisateurs ne peuvent pas y réserver — seul le professionnel peut créer des rendez-vous dans son propre agenda. C'est voulu : cela évite que la réception remplisse un emploi du temps avant que le professionnel n'ait indiqué à Veetz quand il travaille réellement.
Une fois les horaires configurés et l'agenda ouvert, les collègues peuvent réserver — et chaque réservation est vérifiée contre les horaires de travail, les blocages et les rendez-vous existants.
Les règles protègent l'agenda des réservations des autres. Le professionnel peut toujours créer des rendez-vous dans son propre agenda, même fermé et même hors horaires — pratique pour les engagements personnels et les exceptions.
Ouvrir les Paramètres de l'Agenda
- Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Scheduler.
- Dans le filtre Organisation, sélectionnez l'unité que vous configurez.
- Dans le filtre Professionnels, sélectionnez le professionnel dont vous voulez configurer l'agenda.
- Cliquez sur Paramètres de l'agenda en haut de la page.
La boîte de dialogue s'ouvre en affichant le fuseau horaire de l'organisation en haut et un bandeau de statut : « L'agenda est ouvert aux réservations. » ou « L'agenda est fermé. Seul le professionnel peut réserver en dehors de la disponibilité configurée. »
Étape 1 — Horaires de Travail
La section 1. Horaires de travail liste les sept jours de la semaine, chacun avec un interrupteur et une heure de début et de fin (par exemple, 08:00 à 18:00).
- Activez l'interrupteur de chaque jour où le professionnel consulte.
- Saisissez les heures de début et de fin de chaque jour activé.
- Cliquez sur Enregistrer les horaires de travail.
Une confirmation apparaît une fois les horaires enregistrés. Dès lors, les réservations faites par des collègues doivent tenir entièrement à l'intérieur des horaires du jour de la semaine correspondant.
Exemple : la Dre Ana opère du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, et ne consulte pas le week-end. Seuls lundi à vendredi sont activés.
Étape 2 — Blocages de Disponibilité
Les blocages réservent des périodes précises où le professionnel est indisponible même pendant les horaires normaux — un congrès, une semaine de vacances, un rendez-vous chez le dentiste.
- Dans 2. Blocages de disponibilité, choisissez le Début et la Fin de la période.
- Saisissez un Motif (par exemple, « Congrès vétérinaire »).
- Cliquez sur le bouton d'ajout.
Le blocage apparaît dans la liste en dessous avec son motif et sa période. Pour supprimer un blocage, cliquez sur son bouton de suppression.
Tant qu'un blocage est actif, les collègues ne peuvent pas réserver de rendez-vous qui le chevauche.
Étape 3 — Statut de Réservation
La section 3. Statut de réservation propose deux boutons :
- Ouvrir l'agenda — les collègues peuvent désormais réserver, dans le respect des horaires et des blocages.
- Fermer l'agenda — les collègues ne peuvent plus réserver ; le professionnel garde un accès complet à son propre agenda.
Cliquez sur Ouvrir l'agenda quand la configuration est prête, puis sur Terminé pour fermer la boîte de dialogue.
Résultat Attendu
- Le bandeau de statut affiche « L'agenda est ouvert aux réservations. »
- La réception peut désormais créer des rendez-vous pour ce professionnel dans les horaires configurés.
- Les tentatives de réserver hors horaires, dans un blocage ou par-dessus un rendez-vous occupé sont refusées avec un message clair — voir Problèmes Courants.
Règles Métier à Connaître
- Les réservations des collègues doivent tenir dans les horaires d'une seule journée — un rendez-vous ne peut pas franchir minuit vers un jour de repos.
- Les blocages gagnent toujours : même agenda ouvert, une période bloquée refuse les réservations des collègues.
- Les rendez-vous marqués Afficher comme occupé ne peuvent pas se chevaucher dans l'agenda d'un même professionnel — cela vaut pour tous, y compris le professionnel lui-même.
- Fermer un agenda n'annule pas les rendez-vous existants ; cela empêche seulement les nouvelles réservations des collègues.
Problèmes Courants
| Message ou symptôme | Ce que cela signifie | Quoi faire |
|---|---|---|
| Un collègue voit « agenda fermé » en réservant | L'agenda n'a jamais été ouvert, ou a été refermé | Ouvrez Paramètres de l'agenda et cliquez sur Ouvrir l'agenda |
| Réservation refusée car hors horaires | La période n'est pas entièrement dans les horaires de ce jour | Ajustez l'heure du rendez-vous ou élargissez les horaires |
| Réservation refusée pour blocage | Un blocage de disponibilité couvre la période | Choisissez un autre horaire, ou supprimez le blocage s'il est obsolète |
| Bouton Paramètres de l'agenda grisé | Aucune organisation ou professionnel sélectionné dans les filtres | Sélectionnez d'abord une organisation et un professionnel |
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