Créer, Modifier, Déplacer et Annuler des Rendez-vous
C'est le cœur du quotidien du Scheduler : placer des rendez-vous dans le calendrier et les garder exacts au fil des changements de plans.
À qui s'adresse ce guide : réceptionnistes, secrétaires et tout professionnel qui réserve ses propres engagements.
Prérequis : une organisation sélectionnée dans le Scheduler ; pour réserver avec un professionnel, son agenda doit être ouvert (sauf si vous réservez dans le vôtre).
Créer un Rendez-vous
Deux façons de commencer :
- Cliquez sur Nouveau rendez-vous en haut de la page, ou
- Cliquez directement sur un créneau libre du calendrier — la boîte de dialogue s'ouvre avec cet horaire prérempli. Dans la vue d'équipe, cliquer sur un créneau de la colonne d'un professionnel présélectionne aussi ce professionnel.
La boîte de dialogue Nouveau rendez-vous demande :
- Titre — l'objet du rendez-vous (obligatoire). Exemple : « Stérilisation — Luna ».
- Type d'événement — Chirurgie, Rappel de vaccin, Remise d'examen, Toilettage ou Événement général. Choisir un type remplit une durée par défaut sensée et l'option occupé ; voir Types d'Événements Natifs.
- Début et Fin — affichés dans le fuseau horaire de l'organisation.
- Professionnel — qui assurera le rendez-vous. Laissez vide pour un événement de l'organisation. Certains types ont leurs propres règles : un rappel de vaccin appartient à l'agenda de l'organisation et vide ce champ automatiquement.
- Patient — l'animal, quand le rendez-vous en concerne un. Sélectionner le patient remplit aussi son propriétaire comme client.
- Client — le propriétaire de l'animal.
- Notes — ce que l'équipe doit savoir.
Puis deux interrupteurs :
- Afficher comme occupé — activé, le rendez-vous occupe l'agenda : aucun autre rendez-vous occupé ne peut le chevaucher. Désactivez-le pour les rappels et engagements flexibles qui ne doivent pas bloquer l'horaire.
- Rendez-vous privé — activé, les autres utilisateurs voient seulement Occupé à la place du titre et ne peuvent pas ouvrir les détails. Utilisez-le pour les engagements personnels.
Cliquez sur Enregistrer. Le rendez-vous apparaît dans le calendrier avec la couleur de son type.
Quand un professionnel est sélectionné, la boîte de dialogue propose Trouver des horaires disponibles — de vrais créneaux libres selon ses horaires, blocages et rendez-vous existants. Voir Trouver des Horaires Disponibles.
Modifier un Rendez-vous
- Cliquez sur le rendez-vous dans le calendrier. La boîte de dialogue Détails du rendez-vous s'ouvre.
- Changez ce qu'il faut — horaire, professionnel, notes, interrupteurs.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si le rendez-vous fait partie d'une série récurrente, un champ supplémentaire Appliquer la modification à permet de choisir si le changement concerne seulement cette occurrence, celle-ci et les futures, ou la série entière — voir Rendez-vous Récurrents.
Si vous en ouvrez un, la boîte de dialogue affiche « Ceci est un rendez-vous privé. Seule la disponibilité est visible. » et les champs restent verrouillés.
Déplacer (Reprogrammer) un Rendez-vous
Vous pouvez glisser un rendez-vous vers un nouvel horaire directement dans la grille du calendrier. Le changement est validé comme toute modification : si le nouvel horaire entre en conflit avec un rendez-vous occupé ou enfreint les règles de l'agenda du professionnel, le rendez-vous revient à sa place d'origine et un message explique pourquoi.
Pour des changements plus importants — un autre jour en vue mois, un autre professionnel — ouvrez le rendez-vous et modifiez les champs.
Annuler un Rendez-vous
- Cliquez sur le rendez-vous pour ouvrir les Détails du rendez-vous.
- Cliquez sur Annuler le rendez-vous.
- Confirmez à la question « Annuler ce rendez-vous ? ».
Le rendez-vous quitte le calendrier et ne compte plus comme actif — son créneau redevient réservable. Pour les séries récurrentes, choisissez d'abord la portée dans Appliquer la modification à.
Un rendez-vous annulé ne revient pas au calendrier. Si le client reprend rendez-vous, créez-en un nouveau.
Règles Métier à Connaître
- Titre, organisation et période valide (fin après début) sont toujours obligatoires.
- Réserver dans l'agenda d'un collègue exige qu'il soit ouvert, dans les horaires de travail et hors des blocages. Le professionnel qui réserve son propre agenda passe outre ces trois vérifications.
- Deux rendez-vous marqués Afficher comme occupé ne peuvent jamais se chevaucher dans l'agenda d'un même professionnel.
- Les messages de conflit et de validation laissent la boîte de dialogue ouverte, pour ajuster l'horaire et réessayer — rien n'est perdu.
Problèmes Courants
| Message ou symptôme | Ce que cela signifie | Quoi faire |
|---|---|---|
| Message de conflit à l'enregistrement | La période chevauche un rendez-vous occupé | Choisissez un autre horaire, ou utilisez Trouver des horaires disponibles |
| Message de type « agenda fermé » | L'agenda du professionnel n'est pas ouvert aux collègues | Demandez au professionnel ou à un gestionnaire d'ouvrir l'agenda |
| La boîte de dialogue rejette la période | Fin avant début, ou heure invalidée par le changement d'heure | Corrigez les champs Début et Fin |
| Champs verrouillés avec avis de confidentialité | Le rendez-vous est privé, appartenant à un autre utilisateur | Réservez à un autre moment — seule la disponibilité est visible |
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- Types d'Événements Natifs et Leurs Règles
- Trouver des Horaires Disponibles
- Rendez-vous Récurrents
- Problèmes Courants et Récupération Sûre
Si vous rencontrez la moindre difficulté au cours de ce processus, n'hésitez pas à contacter notre support.